Waarom Postproductie-professionals geautomatiseerde bestandsoverdracht nodig hebben

Als je, zoals ik, in de media- en entertainmentindustrie werkt, is het snel en veilig overbrengen van grote hoeveelheden media naar de juiste artiesten op het juiste moment van essentieel belang om je creatieve bedrijfsactiviteiten op volle toeren te laten draaien. En het geheime recept om deze gegevensoverdracht nauwkeurig en efficiënt te laten verlopen? Geautomatiseerde bestandsoverdracht.

Repetitieve en foutgevoelige handmatige processen, zoals het verplaatsen van gegevens van het ene systeem naar het andere, zijn rijp voor tijdbesparende automatisering.

In dit korte artikel laat ik de kracht en het potentieel zien van het automatiseren van allerlei soorten bestandsoverdrachten in uw dagelijkse bedrijfsvoering en help ik u tijd en kosten te besparen door uw mediaworkflows te stroomlijnen.

• Waarom handmatige bestandsoverdracht inefficiënt en onveilig is
  • De tijdlijn van een bestand
• Voordelen van het automatiseren van bestandsoverdracht voor M&E-workflows
  • Verbeterde leveringsbetrouwbaarheid
  • Prestaties en snelheid
  • Schaalbaarheid
  • Productiviteit
• MASV's unieke automatiseringsmogelijkheden
• Uitdagingen en wegversperringen overwinnen
• Aan de slag: Praktische stappen voor geautomatiseerde workflows
• Automatiseer uw bestandsoverdrachtworkflow met MASV

Waarom handmatige bestandsoverdracht inefficiënt en onveilig is

Hoewel we allemaal bekend zijn, de grootste uitdaging bij een handmatige aanpak van de overdracht van grote bestanden of grote aantallen bestanden is dat het proces snel inefficiënt, onbetrouwbaar en foutgevoelig wordt.

Dit is vooral waar bij het handmatig verzenden van meerdere bestanden naar verschillende ontvangers, omdat dit snel repetitief wordt (aka saai!), wat weer kan leiden tot een gebrek aan focus. Dit kan vaak leiden tot eenvoudige fouten, zoals het invoeren van het verkeerde e-mailadres of opslagplatform voor de ontvanger, het niet beveiligen van een overdracht met een wachtwoord of het verzenden van het verkeerde bestand, wat minder waarschijnlijk is met geautomatiseerde bestandsoverdracht.

Bron: Wes Hicks, Unsplash

Handmatige bestandsoverdrachten vereisen ook handmatig toezicht. Er moet iemand aanwezig zijn om de overdracht te starten en te controleren, wat kostbare tijd wegneemt van belangrijkere taken, terwijl letterlijk niemand graag naar voortgangsbalken kijkt!

Andere menselijke fouten, zoals per ongeluk gegevensverlies, onjuiste bestandsnaamconventies en onderbroken of gemiste overdrachten kunnen leiden tot kostbare vertragingen en onbetrouwbare gegevens. Omdat er bij de overdracht van mediabestanden vaak sprake is van meerdere contactmomenten, neemt het risico op beveiligingslekken onderweg toe als dit handmatig gebeurt in plaats van met geautomatiseerde bestandsoverdracht.

De tijdlijn van een bestand

Laten we eens kijken naar een veelvoorkomend scenario: Er zijn nieuwe opnamen gemaakt op de set en die moeten zo snel mogelijk naar de redactie.

Om dat te doen moet het van de set worden overgebracht, verwerkt door een assistent en dan afgeleverd worden bij de editor op afstand.

Dit zijn de mogelijke problemen met een handmatig proces in plaats van geautomatiseerde bestandsoverdracht:

• Handmatige processen vinden asynchroon en lukraak plaats.
• Handmatige processen veroorzaken vertragingen bij elk overdrachtspunt.
• Onderbrekingen in de overdracht kunnen leiden tot verlies van metadata of corrupte media.
• Als het bovenstaande gebeurt, zijn herhaalde transfers nodig, wat voor nog meer vertragingen en kosten zorgt.
• Meerdere overdrachten van gevoelige media verhogen de beveiligingsrisico's.
• Bij handmatige processen ontbreekt vaak het toezicht op de chain-of-custody of het aanmaken van logboeken.

Naarmate mediabestanden en opnamepercentages blijven groeien, wordt de last voor creatieve medewerkers om eindeloze overdrachten te beheren en te coördineren steeds zwaarder, wat onnodig tijd, energie en creatieve middelen kost die beter ergens anders aan besteed kunnen worden.

Toch is er een betere manier.

Voordelen van het automatiseren van bestandsoverdracht voor M&E-workflows

Verbeterde leveringsbetrouwbaarheid

De voordelen van het opzetten van een automatische bestandsoverdracht De workflow voor het hierboven afgebeelde scenario voor dagopnames is talrijk, maar omvat:

• Eliminatie van vertragingen bij de overdracht en vermindering van kosten (zowel tijd als financieel).
• Minder handen op potentieel gevoelig intellectueel eigendom, waardoor de kans op een datalek afneemt.
• Geautomatiseerde uploads van media naar cloudopslag of aangesloten NAS-opslag.
• Automatische voltooiing van onderbroken overdrachten en automatische detectie van bestandscorruptie met controlesomverificatie.
• Directe handoffs met behulp van Watch Folders met automatisch getriggerde scriptacties voor het verzenden, ontvangen en opslaan van grote mediabestanden zonder dat codering vereist is.
• Logboeken met chain of custody en audit trails voor veilig toezicht.

Prestaties en snelheid

Door een geautomatiseerde workflow op te zetten die naadloos begint met het uploaden of downloaden van media zodra deze beschikbaar is, hoeft er geen mens meer aanwezig te zijn om op 'go' te drukken of op te merken dat alles is gearriveerd, wat leidt tot directe en frequente tijd- (en kosten-) besparingen.

In ons scenario voor productie-naar-post overdracht levert de mogelijkheid voor de assistent om zijn dag te beginnen met media die al klaar staan om verwerkt te worden, in plaats van zijn dag te beginnen met het downloaden van media, nog meer tijdsbesparing op. Een voorbeeld van een geautomatiseerde workflow voor bestandsoverdracht ziet er als volgt uit:

• U kunt het uploadportaal dat media ontvangt van de DIT configureren om de bestanden over te brengen naar een specifieke locatie (zoals een cloudopslagservice of NAS), waarbij de doelmap is ingesteld als een Wachtmap. Een waakmap is een map die is ingesteld om automatisch te uploaden naar portals of specifieke ontvangers wanneer mappen worden gedropt.
• De Watch Folder kan worden ingesteld om media automatisch te downloaden naar een lokale harde schijf, bestanden te hernoemen met een specifieke bestandsnaamconventie of metadata-tags toe te voegen. Dit alles bespaart de redactieassistent tijd, moeite en uiteindelijk geld.

Schaalbaarheid

Een ander voordeel van het gebruik van een geautomatiseerde, veilige workflow voor bestandsoverdracht is de mogelijkheid om de gegevensoverdracht direct op- of af te schalen om wilde fluctuaties in gegevensvolumes aan te kunnen zonder dat de prestaties of betrouwbaarheid achteruit gaan (in tegenstelling tot een gestresst mens bij een plotselinge toename van de werklast).

Als het proces geautomatiseerd is, maakt het niet uit hoeveel gegevens je erin gooit; het systeem verwerkt alles.

Productiviteit

Het automatiseren van bestandsoverdracht maakt creatieve teams productief en levert dag na dag toenemende efficiëntie op. Cloud-gebaseerde beheerde bestandsoverdracht kan in slechts een paar minuten worden opgezet zonder codering.

Dit zorgt er uiteindelijk voor dat getalenteerde artiesten zich kunnen richten op het winstgevende creatieve werk waarvoor ze worden betaald in plaats van te worden opgezadeld met alledaags bestandsbeheer en administratie.

MASV's unieke automatiseringsmogelijkheden

MASV is een groot, veilig platform voor bestandsoverdracht dat afzonderlijke bestanden tot 15 TB (of onbeperkte pakketten met bestanden) kan verwerken en geavanceerde technologie voor automatische bestandsoverdracht biedt die is afgestemd op de unieke behoeften van de M&E-industrie, zoals gebruiksvriendelijke uploadportals en scriptbare Watch Folders.

Horloge Mappen

MASV's Watch Folders kunnen u tijd en moeite besparen door:

• Bestanden automatisch verzenden naar specifieke e-mailadressen, zoals eindproduct voor klanten of dailies voor producenten.
• Bestanden automatisch downloaden ontvangen op een MASV-portaal in de waakmap - perfect om de dag te beginnen met de bestandsoverdracht van gisteravond.
• Automatisch nieuwe bestanden uploaden in de waakmap naar een MASV-portaal, zelf ingesteld om over te dragen naar een of meer cloudopslagintegraties, ideaal voor directe off-site back-ups en levering.

Krachtige portals & API-toegang

Hoewel MASV een robuuste en krachtige API om slimme dingen te doen zoals automatisch een nieuw uploadportaal starten Voor elke nieuwe klant is een van de belangrijkste voordelen van MASV de no-code automatiseringstools.

Zelfs geavanceerde portalen kunnen eenvoudig worden opgezet en geconfigureerd in de desktop of browser UI, zodat het niet nodig is om te wachten tot de IT-afdeling iets in elkaar heeft gecodeerd, wat vaak het geval is bij het gebruik van een andere oplossing voor beheerde bestandsoverdracht.

No-code MAM & cloud-integraties

MASV is ook een ideale oplossing om snel te integreren met bestaande post-productie workflows omdat het uw media transfers kan automatiseren naar en uit populaire media asset management (MAM) systemen en cloud video samenwerkingsplatformen zoals LucidLink en Frame.io. MASV beschikt ook over gelijkaardige integraties met cloudopslagplatformen zoals Amazon S3 en Google Drive.

Uitdagingen en wegversperringen overwinnen

Als professioneel redacteur vind ik het vaak verrassend hoe omslachtig en functie-zwak sommige industriestandaarden platformen voor het delen van bestanden (vaak de gevestigde spelers in de markt) kunnen worden vergeleken met nieuwere, wendbaardere oplossingen.

Hoewel de voordelen van automatiseringssoftware voor bestandsoverdracht duidelijk overtuigend zijn, kan het implementeren van een robuuste oplossing voor geautomatiseerde bestandsoverdracht soms ingewikkeld zijn.

De meest voorkomende uitdagingen bij het implementeren van de meeste software voor het automatiseren van bestandsoverdracht, zelfs die met automatisering, zijn onder andere:

• Verstoring van gevestigde werkstromen.
• Complexe IT-integratievereisten.
• Omgaan met veranderingsbestendige mensen en organisaties.
• Niet-ondersteunde legacy hardwaresystemen.

Om deze obstakels te overwinnen, loont het om een MFT-oplossing te kiezen die biedt naadloze integraties met gangbare cloudopslagproducten zoals Google Cloud of Amazon S3 en biedt een gestroomlijnd installatie- en configuratieproces.

Automatiseringstools met no-code of low-code integratiemogelijkheden kunnen het opzetten en uitrollen van automatische bestandsoverdracht aanzienlijk vereenvoudigen, waardoor er minder externe codeerexpertise nodig is en de bestaande workflows zo min mogelijk worden verstoord.

MFT vs. FTP automatiseren

Het is ook belangrijk om op te merken dat, hoewel file transfer protocol of FTP automatisering mogelijk is, deze technologie vaak vervelende complexiteiten introduceert, zoals verouderde FTP client software, command-line interfaces en onnodige veiligheidsrisico's wanneer je FTP of SFTP server niet correct is geconfigureerd.

Moderne oplossingen voor geautomatiseerde bestandsoverdracht die uw aandacht waard zijn, moeten prioriteit geven aan gebruiksvriendelijke interfaces, robuuste beveiligingsfuncties, veilig delen van bestanden en naadloze integratie met populaire cloudopslagplatforms om het delen van bestanden eenvoudig in te stellen en te gebruiken.

Aan de slag: Praktische stappen voor geautomatiseerde workflows

Maar hoe automatiseer je eigenlijk je workflows voor bestandsoverdracht?

Hier is een blauwdruk:

1. Een audit uitvoeren

Breng precies in kaart wat er allemaal komt kijken bij het verplaatsen van bestanden door uw bestandsoverdrachtsysteem om knelpunten, tijdverspillende inefficiënties en plaatsen waar automatisering de meeste impact kan hebben te identificeren.

2. Aanraakpunten vinden

Let op de mensen, platformen en procedures waarmee een bestand in aanraking komt terwijl het door je pijplijn beweegt. Mogelijkheden om te automatiseren liggen vaak in de koppelingen tussen deze elementen.

3. Bedrijfstakspecifiek zijn

Er zijn tegenwoordig veel platformen voor bestandsoverdracht beschikbaar. Kies er een die klanten in de media- en entertainmentindustrie actief betrekt en die de unieke technische vereisten van onze hoogvolume, tijdkritische en auteursrechtgevoelige media ondersteunt.

4. Test elk scenario

Test een platform dat een schaalbare, veilige en gebruiksvriendelijke oplossing voor bestandsoverdracht biedt die al je behoeften voor het veilig delen van bestanden aankan, zoals het ontvangen van honderden gigabytes aan dailies of het prachtig presenteren van het voltooide project aan de klant.

5. Evalueer het bedrijf

Doe je best en kies een product dat regelmatig wordt bijgewerkt met nieuwe functies en integraties om gelijke tred te houden met de snelle evolutie van de postproductie-industrie. Test hun klantenservice en vraag ondersteuning en kijk hoe graag ze willen helpen.

6. Test opnieuw

Wanneer je je geautomatiseerde workflow opzet, test deze dan zorgvuldig voordat je hem uitrolt naar al je klanten of je hele team. Ontdek niet voor de hand liggende problemen door het minst technisch onderlegde teamlid te laten proefdraaien.

Een geautomatiseerde workflow vereist misschien wat technische expertise om achter de schermen op te zetten, maar het moet vervolgens ongelooflijk eenvoudig te gebruiken zijn.